Documento é toda e qualquer informação registrada em um suporte (papel, microfilme, computador, entre outros).
Material no qual são registradas as informações, podendo ser em papel, fotografia, microfilme, bits dentre outros.
É o material e/ou mobiliário que serve como guarda de documentos. Material pode ser caixa box, pasta A/Z, pasta pendular, suspensa, entre outros. Mobiliário pode ser armários, arquivos deslizantes, arquivos com gavetas, estantes, entre outros.
Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte (papel, fotografia, microfilme, vídeo, internet, entre outros).
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência, ou seja, de uma mesma entidade produtora (entidade coletiva, pessoa ou família)
É o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu Valor Primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração
É o conjunto de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda sua destinação (guarda permanente ou eliminação).
Ao contrário dos que chamam de “Arquivo Morto”, o Arquivo Permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor (Secundário), também chamado de arquivo histórico.
Arquivo Morto, é o nome utilizado por algumas instituições, para definir o Arquivo Permanente, logo não existe Arquivo Morto. Pois as informações nele contidas, podem servir para fins de pesquisa.
A principal importância, em se manter organizada a documentação em determinado Setor, Diretoria e/ou Instituição pública ou Privada, é a possibilidade de utilização da mesma em tarefas e atividades rotineiras e extraordinárias dentro do local de trabalho, para cumprir as diferentes determinações tanto legais, quanto fiscais, de prova, administrativas ou apenas para fins de pesquisa e informação.
Não existe uma forma padrão de guarda de informações nas Instituições, visto que cada documentação possui uma finalidade diferente em contextos diferentes, e cada realidade documental. Solicite a orientação de um/a profissional da área da Informação da Otimiza.
O Período de guarda da documentação é determinado, pela Tabela de Temporalidade, determinada pelo Arquivo da Instituição e aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), no caso de Instituições Públicas. É necessário estabelecer o tempo de guarda documental para ter parâmetros de guarda e eliminação documental.
A Tabela de Temporalidade (juntamente com o Plano de Classificação), é uma ferramenta essencial na Gestão Documental, pois na mesma são determinados prazos para a eliminação de forma racional, de acordo com os códigos preestabelecidos no Plano de Classificação, da Documentação que não é mais necessária dentro da Instituição, por ter cumprido os valores arquivísticos previstos.
O Plano de Classificação (juntamente com a Tabela de Temporalidade), é uma ferramenta essencial para a gestão Documental, visto que por meio de visitas técnicas do Arquivo e das necessidades administrativas setoriais, são atribuídos códigos que serão utilizados na Tabela de Temporalidade.
A Classificação é feita, de acordo com a interpretação do/a profissional da Informação/Arquivo, de determinado documento dentro do contexto em que foi produzido e sua função dentro de sua determinada atividade, sendo este documento vinculado a um código estabelecido no Plano de Classificação, que deve ser colocado sempre no canto superior direito do documento.
A Transferência de Documentação é feita através do trato da mesma (identificação e classificação), e a listagem dos documentos que se desejar transferir ao Arquivo, este que pode determinar outras especificações para o envio.
Assim como na forma, a guarda, não possui um modelo definitivo a ser seguido, visto o contexto diferenciado das Instituições. Recomenda-se uma melhor prática no arquivamento dos documentos conforme orientação de um/a profissional da área da Informação/Arquivo.
Para a digitalização de documentos, se faz necessário a higienização da documentação (retirada de grampos e clipes), a classificação (de acordo com o Plano de Classificação) e a própria digitalização no scanner, sempre tendo cuidado com a integridade documental (evitando rasgar e amassar) e pessoal (uso de luvas e máscaras).
Sim.
De acordo com a legislação brasileira e internacional, ainda não é permitido a eliminação do documento físico depois de sua digitalização, visto que o documento digital ainda não é considerado legal, por conta da falta de autenticidade e/ou veracidade dos dados, e tanto o documento digitalizado quanto o documento original, depende da avaliação prévia onde é definido o prazo de guarda e a destinação. A finalidade principal da digitalização não é a eliminação, e sim facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.
O Termo Árvore Documental, se refere ao Organograma e ao Fluxo de Documentos dentro da Instituição, sendo que estes são determinados de acordo com a natureza da Empresa ou Órgão Publico, e através disso é possível criar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, para a realização do melhor tratamento documental da Organização
Os documentos digitalizados devem ficar armazenados em um Servidor seguro.
Através da Lei nº 12.682, de 09 de Julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
No ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”, apesar de na literatura arquivística internacional, ainda ser corrente o uso do termo documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico, podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
O documento digitalizado é um tipo de documento digital. Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir da digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional. O documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação. Todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo documento digital é um documento digitalizado.
Segundo o Artigo 2º e 3º da Lei 6.546, de 04 de Julho de 1978, regulamentado pelo Decreto 82.590, de 06 de Novembro de 1978, apenas Arquivistas (Profissionais graduados em Curso Superior em Arquivologia) e Técnicos de Arquivo (Profissionais graduados em Curso Técnico em Arquivologia), podem realizar o gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos.
Porque é que por meio da Autenticidade, que as funcionalidades fiscais e legais são cumpridas, além da credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.
É a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.
O controle físico dos documentos pode ser feito tanto por listagens, como por planilhas, inventários, guias, catálogos, dentre outros instrumentos.
A mudança de rotina dentro de uma Instituição, sempre ocasiona problemas no Clima Organizacional, visto que os funcionários já se adaptaram ao seu estilo de trabalho. Logo, para se implementar um GED é necessário sempre um estudo Organizacional, como a Instituição funciona, seu fluxo de trabalho, o que está errado, o que está certo, para enfim poder implementar o GED. Após o estudo, várias reuniões podem se seguir, para a criação de um plano de execução de treinamentos para a utilização da ferramenta, para a partir destas, recrutar os funcionários, ensinando-lhes como o sistema funciona, lembrando sempre de deixar um canal de comunicação aberto, para eventuais dúvidas e/ou sugestões.
Com isso, é possível realizar a digitalização de documentos, onde se faz necessário a higienização da documentação (retirada de grampos e clipes), a classificação (de acordo com o Plano de Classificação) e a própria digitalização no scanner, sempre tendo cuidado com a integridade documental (evitando rasgar e amassar) e pessoal (uso de luvas e máscaras).
Um dos grandes benefícios, ao se utilizar de um sistema eletrônico de documentos, é o fato da facilidade no acesso às informações contidas nos documentos, pois através do mesmo, é possível indexar palavras-chaves ou termos específicos, tornando a busca muito mais rápida, fácil e intuitiva.
Normalmente, a extensão mais utilizada no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é o PDF, pois o fato deste ser popular na área da informática, o torna também mais seguro para se tornar padrão nos documentos tanto de interesse público, quanto privado. Entretanto, não se deve excluir as demais extensões, afinal nem todos os documentos são iguais e cada extensão tem seu valor no trato de documentos diversos.
Independente do suporte (papel, microfilme, digital), os documentos a serem eliminados, sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados.
Assim como nas empresas privadas, isso independe do suporte (papel, microfilme, digital), dos documentos a serem descartados, sendo que estes sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados. O que torna o descarte diferente nos órgãos públicos, é o fato do mesmo ter que publicar no Diário Oficial, quais documentos estão sendo eliminados com uma antecedência de 30 a 90 dias.
Para fazer um armazenamento de documentos de forma eficiente, é necessário o uso de máscaras, luvas, caixas, dentre outros materiais, além de profissionais que tenham atenção e zelo pelo patrimônio que estão tratando, força de vontade por parte da Administração e recursos financeiros para a realização da tarefa.
A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento, pois permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa, logo o GED lida com qualquer tipo de documentação, afinal ele visa o gerenciamento de informações de forma eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento, além de controlar a segurança, busca, check-in / check-out e versionamento dos documentos.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes de determinada Instituição. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web podendo visualizá-los em diversos lugares do mundo, facilitando o trabalho de inúmeras pessoas, pois não irão precisar sair de seu local de trabalho para acessá-los, já que estes foram previamente digitalizados, evitando a danificação dos mesmos.
Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, como escritórios de advocacia, hospitais, construtoras, dentre outros, podendo ser aplicado para setores específicos (RH, Contabilidade, Marketing, etc), pois o mesmo avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Em linhas gerais, o GED é um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus mais diversos documentos em forma digital, como papel, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, etc.
Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos, pois categoriza os documentos, com o uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição, portanto seu uso é vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas, afinal o mesmo efetua a conversão de informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.
Algumas das vantagens ao se aplicar um GED são, um aumento significativo na velocidade e precisão na localização de documentos, o total controle no processo de negócio, ilimitadas possibilidades de indexação, dentre outras, ocasionando uma melhoria na qualidade de atendimento ao cliente, com respostas rápidas e precisas e agilidade nas transações entre empresas, afinal o gerenciamento automatizado de processos, minimiza o custo com recursos humanos, aumentando a produtividade e o processo de tomada de decisões, obtendo vantagem competitiva com a redução de custos com cópias, já que há a disponibilização de documentos em rede.
Algumas ferramentas possíveis com a utilização do GED são, o uso de recursos como Document Management (gerenciamento de documento), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), compactação e compressão de dados, além do OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres), CD-ROM e DVD, e o disco ótico de enorme capacidade de armazenamento (até 17 Gigabytes).
Usar o GED não obriga que as informações estejam em meio eletrônico. Um documento em papel pode cumprir toda a sua função em qualquer processo, mesmo em papel e ser arquivado neste mesmo meio, ou de forma heterogênea. Iniciar em papel e fluir pelos processos e ser arquivado em meio eletrônico.
O fluxo de controle ou workflow, permite a sincronização do processo de execução de atividades, ou seja, sua interação se dá por meio de conexões entre responsáveis e ações, com isso possibilita a sincronização do processo de execução de atividades. O termo Gerenciamento de Workflow (Workflow Management) refere-se a ideias, métodos, técnicas e softwares usados para apoiar processos de negócios estruturados.
Atualmente as empresas que possuem um Sistema de Workflow, mesmo que mal elaborado, cometem menos erros, pois são mais eficazes e eficientes em suas atividades rotineiras, tornando seus serviços mais concisos, ou seja, oferecendo mais qualidade, padronização e agilidade das atividades gerenciadas por aquele sistema.
Nos dias de hoje, a área de sistemas de workflow encontra-se em evidência, pois a mesma consiste em representar as atividades que compõem os processos, seu fluxo de execução e as interações entre os mesmos, assim como os agentes responsáveis e os recursos envolvidos. Em cada organização, os processos de negócios possuem características próprias, logo um modelo de workflow deve representar de forma realística as informações qualitativas e quantitativas da mesma.
A estrutura do workflow é extremamente volátil, pois representa as mudanças das regras e protocolos dos processos de negócio e/ou atividades administrativas. A evolução dos sistemas é inevitável porque tanto os processos do negócio quanto as atividades administrativas, podem variar de acordo com as reformas organizacionais e mudanças do ambiente externo.
Os modelos de workflow precisam disponibilizar expressões relacionadas as ações processuais, restrições temporais, trocas dinâmicas e tratamento de exceções. Além disso, é necessário que o mesmo recupere o histórico do fluxo de trabalho, permitindo o monitoramento do fluxo através de auditorias.
No caso do EV-DOC, o modelo adotado é de Workflow transacional, onde são envolvidas a execução e coordenação de múltiplas tarefas que podem envolver humanos, requer o acesso para sistemas do tipo HAD (autônomo, heterogêneo, distribuído), e apoia o uso seletivo de propriedades transacionais (exemplo: atomicidade, consistência, isolação e durabilidade) para tarefas individuais e entradas de workflow, ocasionando a necessidade de especialização das funcionalidades de cada workflow, ou seja, permitindo a possibilidade de controle de acesso a determinada parte do fluxo e sua auditoria, de forma simples e eficaz.
Um dos benefícios de possuir um GED com Workflow, é o fato da possibilidade de controlar tanto o uso (retirada e devolução) dos documentos, quanto do acesso aos mesmos. Portanto o Workflow se torna uma ferramenta estratégica da Administração para evitar possíveis “extravios” de documentos, dentro da Instituição, e um possível atraso na tomada de decisão em algum planejamento estratégico, tático e/ou operacional.
Os Sistemas de Gestão de Arquivos são tipos de software, que tipicamente oferecem suporte integrado para o workflow do arquivo, incluindo a avaliação, controle de acesso, descrição, disposição, a publicação dos instrumentos de pesquisa, recolhimento, gestão e preservação.
Para garantir que o processo de seleção de software seja bem feito, a empresa deve criar um plano de ação com objetivos claros e áreas de responsabilidade, realizando uma avaliação das necessidades administrativas e os fluxos de trabalho existentes (Como a informação flui no sistema? Que tipo de informação é transmitida, por quem, quando e para que finalidade? Quais fluxos de trabalho os arquivos devem alterar e/ou manter? Qual é o resultado desejado?).
Muitas empresas alojam sua documentação em softwares organizacionais, e além de alojar, as empresas auxiliam na importação de dados ligados ao software. Geralmente, os clientes que pagam a uma empresa para alojar os seus dados, relatam que existem poucos problemas técnicos e que os servidores da empresa raramente falham.
Entretanto vem aquela pergunta, e como que o arquivo vai recuperar os dados em caso de algum sinistro (enchente, desabamento, incêndio), e em que formato? Os gestores devem considerar os custos anuais de uma solução hospedagem, que apesar de alojar os dados localmente também implica custos de hardware, suporte técnico, taxas de licenciamento, etc. Se as empresas considerarem uma solução hospedagem porque temem a complexidade de instalação e manutenção de software, devem ter em conta que a maioria dos sistemas de gestão de arquivos são projetados, para serem fáceis de instalar e manter.
Alguns sistemas oferecem robusto suporte para gerir as coleções de arquivo, incluindo avaliações, locais e condições de conservação, os direitos e suas restrições. Alguns até permitem aos utilizadores criar ações de doação e a localização, além de rótulos, controle e gestão de solicitações de materiais e ajuda de referência. Outros concentram-se mais na descrição de arquivo do que na gestão da coleção. Muitos fazem as duas coisas. Os gestores devem determinar quais funcionalidades são essenciais para si, embora salientando que as novas versões de software, muitas vezes acrescentam funcionalidades que possam desejar.
Através de softwares de gestão de arquivos, as organizações podem também ser capazes de acompanhar as estatísticas, como o tamanho de sua documentação, quantos metros lineares têm sido processado ou eliminado ao longo de um período, os documentos mais frequentemente solicitados. Tais estatísticas podem ajudar os gestores a estabelecer prioridades de processamento.
Sim. Mediante contratos com terceiros no contexto da implantação de projetos de grande porte.